Article 1 – Définitions

• Le Prestataire : M-Advise, Maxime Ledroit.

• Le Client : toute personne morale, ou physique agissant à des fins professionnelles, qui contracte avec le Prestataire. Le terme couvre le Client direct et l'Agence.

• Le Client direct : le Client organisateur ou bénéficiaire de l'événement, qui contracte directement avec le Prestataire.

• L'Agence : le Client qui confie au Prestataire tout ou partie d'une mission qu'il réalise lui-même pour un tiers, appelé le Client final.

• L'Offre : le devis, la proposition ou le bon de commande émis par le Prestataire, avec ses annexes (budget, planning, cahier des charges).

• Les Honoraires : la rémunération du travail propre du Prestataire (conseil, conception, coordination, gestion de projet, régie).

• Le Budget de production : les biens et services de tiers (lieu, traiteur, technique, scénographie, animation, personnel, transport, etc.) achetés par le Prestataire pour l'exécution de la mission.

• L'Événement : la manifestation, date ou série de dates qui fait l'objet de la mission.

Article 2 – Champ d'application et hiérarchie

2.1. Les présentes conditions générales s'appliquent à toute Offre et à tout contrat du Prestataire, quel que soit le type de Client.

2.2. Elles prévalent sur les conditions générales d'achat, bons de commande ou autres conditions du Client, qui ne s'appliquent que si le Prestataire les a acceptées par écrit.

2.3. En cas de contradiction, l'ordre de priorité est le suivant : (1) le contrat particulier signé par les deux parties, (2) l'Offre acceptée, (3) les présentes conditions générales.

2.4. Lorsque le Client est un pouvoir adjudicateur dans le cadre d'un marché public, les documents du marché prévalent. Les présentes conditions s'appliquent pour ce que ces documents ne règlent pas.

2.5. Le Prestataire peut modifier les présentes conditions. La version applicable est celle en vigueur à la date d'acceptation de l'Offre ; une modification ultérieure ne s'applique pas aux contrats en cours sans l'accord écrit du Client.

Article 3 – Services

Le Prestataire intervient dans le domaine de l'événementiel professionnel, notamment : diagnostic et conseil, conception et direction de projet, coordination clé en main, production, régie générale et régie technique, gestion des fournisseurs, ainsi que toute mission de consultance ou de sous-traitance pour une Agence.

Article 4 – Formation du contrat

4.1. Toute mission fait l'objet d'une Offre. Sauf mention contraire, l'Offre est valable 30 jours. Les prix fournisseurs qu'elle intègre restent sous réserve de disponibilité jusqu'à leur confirmation.

4.2. Le contrat est conclu à la réception par le Prestataire de l'Offre et des présentes conditions acceptées par le Client, par signature manuscrite ou électronique, ou par courriel exprès d'acceptation. À défaut d'acceptation écrite, le Client qui poursuit le projet après avoir reçu l'Offre renvoyant aux présentes conditions est réputé avoir accepté l'une et les autres. C'est le cas notamment s'il paie une facture, valide un élément du projet, demande au Prestataire de réserver un fournisseur ou d'entamer ses prestations, ou le laisse les entamer sans réserve écrite.

4.3. Une commande verbale n'engage le Prestataire qu'après confirmation écrite, courriel compris.

4.4. Lorsque l'Offre prévoit un acompte, le Prestataire n'engage aucune réservation ni aucun frais auprès de tiers avant son encaissement, sauf accord écrit contraire.

4.5. Lorsqu'il intervient pour une Agence, le Prestataire peut agir sous la marque de celle-ci (marque blanche) si l'Offre le prévoit. L'Agence reste seule responsable de sa relation avec le Client final.

Article 5 – Prix

5.1. Les prix sont exprimés en euros, hors TVA. L'Offre distingue, lorsque c'est pertinent, les Honoraires et le Budget de production.

5.2. Sauf mention contraire, une journée de régie ou de présence sur site couvre une amplitude de 8 heures. Au-delà, le temps est facturé au prorata du tarif journalier. Les frais de déplacement, de repérage, d'hébergement et de repas hors de la zone précisée dans l'Offre sont facturés en sus.

5.3. Toute modification demandée par le Client après acceptation (périmètre, programme, date, lieu, options) fait l'objet d'un avenant ou d'une validation écrite, courriel compris, avant exécution. Elle peut entraîner une adaptation du prix et des délais.

5.4. Lorsque plus de trois mois séparent l'acceptation de l'Offre et l'Événement, le Prestataire peut répercuter les hausses de prix imposées par ses fournisseurs après cette acceptation, sur justificatif. 

5.5. Pour les contrats à exécution continue de plus d'un an, les Honoraires peuvent être indexés annuellement selon l'indice des prix à la consommation publié par le SPF Économie.

Article 6 – Modalités de paiement

6.1. Sauf stipulation contraire dans l'Offre, le prix total (Honoraires et Budget de production) est payable en trois fois :

Paiement

Montant

Facturation

Échéance

1er acompte

40 % du prix total

À la conclusion du contrat

8 jours après facture

2e acompte

40 % du prix total

60 jours avant l'Événement

Au plus tard 30 jours avant l'Événement

Solde

20 % du prix total, ajusté selon la facture finale

Après l'Événement

15 jours après facture

 

6.2. Si le contrat est conclu moins de 60 jours avant l'Événement, les deux acomptes sont facturés ensemble à la conclusion et payables sous 8 jours, et en tout cas avant l'Événement.

6.3. Si les conditions d'un fournisseur imposent un paiement plus élevé ou plus tôt que l'échéancier ci-dessus, l'Offre peut prévoir une autre répartition ou le Prestataire peut émettre un appel de fonds complémentaire, sur justificatif. Toute dépense supplémentaire validée par le Client est payable avant son engagement auprès du fournisseur.

6.4. La facture finale reprend les ajustements convenus : nombre définitif de participants (art. 10), options et modifications validées (art. 5.3). Elle ne peut être inférieure aux montants dus en vertu des articles 10 et 13.

6.5. Les acomptes sont des paiements partiels du prix. Ils ne constituent pas des arrhes et ne donnent au Client aucune faculté de se dédire en les abandonnant : l'annulation est régie exclusivement par l'article 13.

6.6. Les factures sont émises par voie électronique, conformément à la réglementation belge applicable.

Article 7 – Retard et défaut de paiement

7.1. Toute somme impayée à l'échéance porte de plein droit, sans mise en demeure, un intérêt au taux prévu par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.

7.2. S'y ajoutent l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévue par cette loi et une indemnité conventionnelle de 10 % du montant impayé, avec un minimum de 150 €.

7.3. En cas de retard de paiement, le Prestataire peut suspendre l'exécution de ses prestations et ses engagements auprès des fournisseurs après une mise en demeure restée sans effet pendant 8 jours. Il n'est pas responsable des conséquences de cette suspension, notamment de la perte d'une option ou d'une réservation.

7.4. Si le 2e acompte n'est pas payé 15 jours avant l'Événement, le Prestataire peut, après mise en demeure restée sans effet pendant 5 jours, considérer le contrat comme annulé par le Client. L'article 13 s'applique alors.

7.5. Tout défaut de paiement rend immédiatement exigibles toutes les sommes dues par le Client, même non échues.

7.6. Toute contestation d'une facture doit être notifiée par écrit, de façon motivée, dans les 15 jours de sa réception. La contestation d'une partie de la facture ne suspend pas le paiement du montant non contesté.

Article 8 – Exécution

8.1. Le Prestataire exécute sa mission avec diligence, selon les règles de l'art. Il est tenu d'une obligation de moyens.

8.2. Les délais sont indicatifs, sauf s'ils sont qualifiés d'impératifs dans l'Offre. La date de l'Événement est, elle, impérative pour les deux parties.

8.3. Le Prestataire peut faire appel à des sous-traitants et à du personnel indépendant de son choix, sous sa responsabilité.

8.4. Les validations du Client (concept, budget, plans, planning, conducteur) sont données par écrit, courriel compris. Faute de réponse dans le délai demandé par le Prestataire, et au plus tard 5 jours ouvrables, le Prestataire peut soit considérer l'élément comme validé, soit adapter le planning, sans que cela lui soit imputable.

Article 9 – Achats auprès des fournisseurs

9.1. Sauf mention contraire dans l'Offre, le Prestataire achète le Budget de production en son nom et le refacture au Client.

9.2. Les conditions contractuelles des fournisseurs (annulation, nombre minimum, horaires, règlements du lieu, sécurité) qui ont une incidence pour le Client lui sont communiquées avant son engagement. Le Client s'engage à les respecter, et à les faire respecter par ses participants et intervenants.

9.3. Lorsque l'Offre le prévoit, certains fournisseurs peuvent contracter et facturer directement le Client. Le Prestataire en assure alors la coordination, sans être partie à ce contrat.

Article 10 – Nombre de participants

10.1. Le Client communique le nombre définitif de participants au plus tard 10 jours ouvrables avant l'Événement, ou au délai plus long imposé par un fournisseur et indiqué dans l'Offre.

10.2. La facturation se fait sur ce nombre définitif, ou sur le nombre réel s'il est supérieur. Elle ne peut être inférieure au minimum garanti prévu par l'Offre ou par les fournisseurs.

10.3. Une réduction de plus de 20 % du nombre de participants prévu par l'Offre est traitée comme une annulation partielle, selon l'article 13.

Article 11 – Obligations du Client

Le Client s’engage à :

• fournir en temps utile des informations complètes et exactes (objectifs, public, contraintes, contacts, contenus) ;

• obtenir les autorisations qui relèvent de lui, notamment pour un lieu qu'il met à disposition, et déclarer et payer les droits d'auteur et droits voisins liés aux œuvres diffusées à sa demande, sauf si l'Offre les inclut ;

• garantir au Prestataire que les contenus, marques et images qu'il fournit peuvent être utilisés librement ;

• répondre des dommages causés par ses préposés, participants et invités aux lieux, au matériel et aux tiers, et disposer d'une assurance en responsabilité civile adaptée ;

• lorsqu'il est une Agence, transmettre au Prestataire les exigences du Client final qui ont une incidence sur la mission.

Article 12 – Report de l'Événement

12.1. Le Client peut demander par écrit, une seule fois, le report de l'Événement, au plus tard 30 jours avant la date prévue. La nouvelle date doit se situer dans les 12 mois de la date initiale et est fixée d'un commun accord, sous réserve des disponibilités du Prestataire et des fournisseurs.

12.2. Les sommes déjà versées sont reportées sur la nouvelle date. Restent à charge du Client : les coûts fournisseurs non transférables, les hausses de prix liées à la nouvelle date et les Honoraires correspondant au travail supplémentaire, sur devis.

12.3. Si aucune nouvelle date n'est fixée dans les 3 mois de la demande, ou si le report se révèle impossible, la demande vaut annulation à la date où elle a été faite.

12.4. En cas d'annulation d'un Événement reporté, les frais de l'article 13 sont calculés par rapport à la nouvelle date. Ils ne peuvent être inférieurs à ceux qui auraient été dus à la date de la demande de report.

Article 13 – Annulation par le Client et remboursement

13.1. Toute annulation, totale ou partielle, est notifiée par écrit. La date de réception fixe le délai applicable.

13.2. Projets pour un Client direct. L'annulation entraîne le paiement du plus élevé des deux montants suivants :

• (a) le pourcentage du prix total prévu au barème ci-dessous ;

• (b) les Honoraires correspondant au travail déjà réalisé, augmentés des coûts fournisseurs engagés et non récupérables, sur justificatif.

 

Annulation reçue = Frais (en % du prix total HTVA)

Plus de 90 jours avant l'Événement = 30 %

De 90 à 31 jours avant = 60 %

De 30 à 8 jours avant = 80 %

7 jours ou moins avant, ou après le début de l'Événement = 100 %

 

13.3. Missions pour une Agence, consultance et régie. Les jours réservés et annulés moins de 30 jours avant leur date sont dus à 50 %, et à 100 % moins de 8 jours avant, en plus du travail déjà réalisé et des frais engagés. L'annulation par le Client final ne libère pas l'Agence.

13.4. En cas d'annulation partielle, les frais sont calculés sur la partie annulée.

13.5. Remboursement. Les sommes déjà versées s'imputent sur les frais dus. Si elles les dépassent, le Prestataire rembourse la différence dans les 30 jours du décompte, établi dès que les fournisseurs ont confirmé les coûts définitifs. Si elles sont inférieures, le Client paie le complément sur facture.

13.6. Le Prestataire reverse au Client toute somme qu'il récupère ensuite auprès d'un fournisseur ou d'un assureur pour la prestation annulée, déduction faite de ses frais de gestion éventuels.

Article 14 – Force majeure

14.1. Est un cas de force majeure tout événement imprévisible au moment du contrat, irrésistible et indépendant de la volonté de la partie qui l'invoque, qui rend l'exécution impossible : notamment catastrophe naturelle, incendie, interdiction des autorités, épidémie donnant lieu à des mesures contraignantes, conflit armé, attentat. Une difficulté financière, une hausse de prix ou une grève interne à une partie n'en sont pas.

14.2. La partie qui l'invoque en informe l'autre sans délai. Les parties recherchent d'abord un report, selon l'article 12, sans frais de report au-delà des coûts non transférables.

14.3. Si le report est impossible, le contrat prend fin sans indemnité de part et d'autre. Le Client paie les Honoraires correspondant au travail réalisé et les coûts fournisseurs engagés et non récupérables. Le Prestataire rembourse le surplus éventuel des sommes versées et applique l'article 13.6.

Article 15 – Résiliation pour faute

15.1. En cas de manquement d'une partie, l'autre la met en demeure par écrit d'y remédier dans les 8 jours. À défaut, elle peut résilier le contrat par écrit.

15.2. En cas de faute grave rendant impossible la poursuite de la collaboration, la résiliation peut être immédiate.

15.3. Si la résiliation résulte d'une faute du Client, elle a les effets d'une annulation par le Client (article 13). Si elle résulte d'une faute du Prestataire, celui-ci rembourse les sommes perçues pour les prestations non exécutées, sans préjudice de l'article 16.

15.4. Les parties peuvent toujours mettre fin au contrat de commun accord, par écrit, en fixant les conditions de clôture.

Article 16 – Responsabilité et assurance

16.1. Sauf dol, faute lourde ou dommage corporel, la responsabilité du Prestataire est limitée au montant des Honoraires perçus pour la mission concernée.

16.2. Le Prestataire ne répond pas des dommages indirects, tels que perte de chiffre d'affaires, manque à gagner, perte de clientèle ou atteinte à l'image.

16.3. Le Prestataire sélectionne les fournisseurs avec diligence. Sauf faute propre de sa part dans leur choix ou leur coordination, sa responsabilité pour le fait d'un fournisseur est limitée aux montants qu'il obtient de ce fournisseur ou de son assureur, qu'il s'engage à réclamer.

16.4. Le Prestataire est assuré en responsabilité civile professionnelle et en responsabilité civile d'organisateur d'événements. Une attestation est fournie sur demande.

16.5. Lorsqu'il intervient pour une Agence, le Prestataire n'a pas de lien contractuel avec le Client final. L'Agence le garantit contre toute réclamation du Client final qui excède les limites du présent article.

Article 17 – Réclamations

Toute réclamation relative à une prestation est adressée par écrit motivé, par courriel avec accusé de réception ou par recommandé, dans les 8 jours ouvrables suivant l'Événement ou la fin de la prestation. Passé ce délai, la prestation est réputée acceptée, sauf vice caché.

Article 18 – Propriété intellectuelle

18.1. Le Prestataire reste titulaire des droits de propriété intellectuelle sur les créations réalisées pour le contrat : concepts, thématiques, scénographie, plans d'implantation, conducteurs, textes, visuels, ainsi que l'œuvre d'ensemble que constitue l'Événement (déroulé, lumière, décor, ambiance sonore). Ses méthodes, outils et modèles restent sa propriété.

18.2. Après paiement complet, le Prestataire concède au Client une licence non exclusive, limitée à l'Événement visé par le contrat et à la communication qui s'y rapporte (réseaux sociaux, presse, captation en direct ou en différé). Lorsque le Client est une Agence, la licence couvre l'usage par l'Agence et par le Client final pour ce même Événement.

18.3. Toute autre utilisation, notamment pour une édition suivante ou un autre événement, requiert l'accord écrit préalable du Prestataire et peut donner lieu à rémunération.

18.4. Les concepts, propositions et budgets présentés dans une Offre non acceptée ou dans le cadre d'une compétition restent la propriété du Prestataire. Le Client ne peut ni les exploiter ni les communiquer à un tiers, y compris à un autre prestataire.

Article 19 – Non-sollicitation des fournisseurs

Pendant la collaboration et les 12 mois qui suivent sa fin, le Client s'interdit de contracter directement, pour un événement de même nature, avec un fournisseur ou un indépendant présenté par le Prestataire, sans son accord écrit. Cette interdiction ne vise pas les fournisseurs avec lesquels le Client démontre une relation antérieure. Toute infraction donne lieu à une indemnité forfaitaire de 1 500 € par fournisseur ou personne concernée, sans préjudice d'un dommage supérieur prouvé.

Article 20 – Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques reçues de l'autre (budgets, tarifs fournisseurs, stratégie, données du Client final), pendant le contrat et 3 ans après sa fin. Cette obligation ne vise pas les informations devenues publiques sans faute ou dont la communication est imposée par la loi.

Article 21 – Protection des données personnelles

21.1. Le Prestataire traite les données de ses contacts chez le Client pour la gestion de la relation contractuelle et commerciale, conformément au RGPD (règlement UE 2016/679). Toute demande d'exercice des droits est adressée à hello@m-advise.com.

21.2. Pour les données des participants et invités (inscriptions, listes, régimes alimentaires, accès), le Prestataire agit comme sous-traitant du Client. Il les traite uniquement sur ses instructions et pour l'Événement, en assure la sécurité et la confidentialité, et les supprime ou les restitue au plus tard 3 mois après l'Événement. Le Client autorise le recours aux fournisseurs nécessaires à l'Événement (lieu, traiteur, billetterie, accueil), tenus aux mêmes obligations.

21.3. Le Client garantit la licéité de la collecte, l'information des participants et, le cas échéant, l'obtention de leur consentement, notamment pour la prise d'images.

Article 22 – Références

Le Prestataire peut mentionner le nom du Client et utiliser des visuels, photos et vidéos et une description du projet sur ses propres supports de communication, sauf refus écrit préalable. Lorsque le Client est une Agence, le Prestataire mentionne le projet comme réalisé en collaboration avec elle et cite le nom du client final sauf dispositions contraires. L'Agence garantit avoir obtenu les droits nécessaires sur les marques et contenus du Client final.

Article 23 – Droit applicable et juridiction

Le contrat est soumis au droit belge. Tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement du Hainaut, division Charleroi. En cas de traduction, la version française fait foi.

En signant ou en acceptant l'Offre, ou en poursuivant le projet conformément à l'article 4.2, le Client déclare avoir pris connaissance des présentes conditions générales et en accepter pleinement les termes.

M-Advise– Maxime Ledroit

Rue de la Prévoyance 2 – 6040 Jumet, Belgique

TVA BE 1006 622 448

hello@m-advise.com · +32 474 83 02 63

Dernière mise à jour : 22/09/2026